Feedback een cadeautje: ja, ja

Wat is het leerzaam om zelf te moeten doen wat ik deelnemers in een training leer: feedback geven. Gewoon het feedbackmodel gebruiken dat ik al honderd keer heb uitgelegd en geoefend met deelnemers, juiste tijd en plaats kiezen en op mijn collega afstappen. Wat klinkt het makkelijk en wat vind ik het spannend.

Nou ja, niet als het gaat over een vakinhoudelijke terugblik op de dag. Dat het theoriegedeelte te lang duurde naar mijn idee, of dat we meer hadden kunnen variëren in werkvormen. Maar ik krijg wel klotsende oksels als het gaat over gedrag van een collega dat mij niet aanstaat.

Het ging over iets heel stoms: hoeveel tijd nemen we om regiescènes voor een training Feedback (ja, echt waar) te repeteren? Ik wilde graag om half twaalf afspreken. Hij om elf uur.

Ik: Ik vind het fijner om pas om half twaalf af te spreken, anders heb ik daarvoor maar weinig tijd om andere dingen te doen.
Hij: Nee, ik wil om elf uur afspreken.
Ik: Ik vind half twaalf prettiger.
Hij: stilte, indringende blik: Elf uur.
Ik: weglopend: Kwart over elf.

Het had een scène kunnen zijn. Enfin, ik vond hem drammen en geen rekening houden met mij. Hij ging over mijn grens. Je zou ook kunnen zeggen dat ik niet duidelijk was, maar dat zeg ik natuurlijk niet van mezelf.

En dan begint het hele circus. Boos worden, hem in gedachten uitschelden, het met mijn man erover hebben, nog bozer worden, wraakacties bedenken, afkoelen, nadenken over wat ik hem wil zeggen en wanneer. Ik bereid mijn feedback goed voor en besluit het gelijk de volgende ochtend te zeggen, voordat we beginnen met repeteren.

De volgende dag. Hij belt op om te zeggen dat hij ziek is en later wil afspreken om zuinig met zijn energie om te gaan. Tja, je kunt een zieke moeilijk feedback geven, dat is zielig. En over de telefoon al helemaal niet. Dan toch maar als we elkaar zien bij het korte voorbereiden. Oh shit, er is al een collega bij, dat is niet handig en bovendien: als ik het nu zeg dan kan hij met zijn zieke lijf misschien niet meer goed spelen. Nog even wachten. Training Feedback begint, de groep is aan een opdracht bezig, zal ik nu? Nee, toch niet handig. Einde van de training. Ja maar nu kan ik toch niet alsnog, nu is het bijna te laat. En hij ziet er al zo afgepeigerd uit na een middag regiescènes. Maar wanneer dan? Kom op, Marleen, stoer zijn nu.

Wat ben ik blij en opgelucht dat ik het uitgesproken heb. Mijn collega snapte wat ik bedoelde en vond het vervelend dat ik last had van zijn vasthoudendheid. Hij zei dat hij aan mij niet kon zien dat ik last had van zijn drammen (‘je zei het met een glimlach’). Hij legde uit dat hij eerder af wilde spreken om zich goed voor te kunnen bereiden. Ik legde uit dat ik ‘s morgens nog een hele to do-list had te af te handelen. Na tien minuten was de lucht helemaal geklaard.

Deze ervaring leert mij weer dat we (trainers & acteurs) soms veel te makkelijk over feedback geven denken. Als het gaat over iets wat je echt raakt, is het verdraaid lastig om je uit te spreken omdat er zoveel gevoel en allerlei overtuigingen meespelen. En dan moet je maar afwachten hoe die ander reageert. Gelukkig kan mijn collega goed feedback ontvangen. Zo goed zelfs dat hij in reactie op deze tekst zei: zet mijn naam er maar in hoor. Bij deze: Rick Blokhuis, je bent een fijne collega.

Het geheim van 8 in 3 uur

Wat een gedoe, pardon: uitdaging, kan het zijn om als trainingsacteur elke deelnemer in een training te laten oefenen met zijn individuele situatie. Hoe gaat dat meestal?

Als trainingsacteur kom je 1 dag binnenvliegen in een groep, er zijn 8 deelnemers (en dan heb je geluk dat de groep niet groter is!) met elk hun eigen leervraag. Je start met een leuke kennismakingsoefening, liefst gekoppeld aan het trainingsdoel. Dan wil de trainer altijd starten met een terugblik op de afgelopen periode en als je niet uitkijkt gaat daar al een kwart van de beschikbare tijd aan op. Dan nog een groepsoefening over het thema van de training, zodat de groep met je kan kennismaken en ervaart dat je best oké bent. En huplakee, weg is de ochtend.

Toen ik net begon als trainingsacteur werd ik daar altijd bloedzenuwachtig van. Ik voelde me verantwoordelijk voor het laten oefenen van elke deelnemer, maar durfde niet goed bij te sturen of wist niet goed hoe ik dat kon doen. Inmiddels vind ik het een sport om te proberen tóch 8 deelnemers in 3 uur aan bod te laten komen. Mét behoud van kwaliteit en diepgang. Dus niet: één keer oefenen, feedback geven, zodat de deelnemer wél weet wat er mis ging, maar het zelf in de praktijk maar uit moet proberen. En dan meteen deelnemer 2 aan de beurt laten, zodat deelnemer 1 ook nog eens géén succeservaring heeft gekregen.

Gisteren tijdens een assertiviteitstraining is het gelukt: 8 deelnemers in 3 uur. Hieronder het geheim.

Je moet het kort houden en een beperkt menu voorleggen. Wat?! Ja, je leest het goed: geef niet te veel keuze bij het individueel oefenen. Het eerste geheim is dat je, vóórdat je start met individuele oefensituaties, kort op een flap inventariseert wat iedereen wil oefenen (of je laat dit door een trainer doen). In tien minuten heb je dan een inhoudsopgave voor de hele middag.

Het tweede geheim zit ‘m in wát je inventariseert. Wat niet werkt, is leerdoel en situatie laten beschrijven. Deelnemers kunnen hun leerdoel vaak beroerd definiëren: ‘Ik wil beter leren omgaan met die collega.’ Wie wil dat nou niet? Vervolgens verliezen ze zich snel in filmische verhalen over hun lastige situatie. Logisch, maar niet efficiënt als je maar 3 uur de tijd hebt.

Wat je wél inventariseert zijn: a. de vaardigheid die iemand wil oefenen (het leerdoel dus) en b. een korte (!) situatieschets. Over a.: bij de vaardigheid geef je een keuzemenu van de onderwerpen die tijdens de training aan bod zijn gekomen. Bijvoorbeeld LSD’en, feedback geven, grenzen aangeven, de leiding in het gesprek houden etc. Over b.: het werkt erg leuk én verhelderend om de deelnemer de situatie een titel te laten geven. Bijvoorbeeld ‘Hou je waffel nou eens!’ Dat is kort en krachtig en zegt iets over het gevoel dat de deelnemer erbij heeft.

Met deze prachtige basis is het individuele uitvragen per deelnemer zó gepiept. Voordeel: iedereen kan oefenen met zijn eigen leerdoel, de deelnemers hoeven niet eindeloos andere situaties te observeren en als trainingsacteur heb je ook nog eens een energieke én resultaatgerichte dag gehad!

Een boer maakt veilig

De deelnemers waren druk in discussie over hoe je als trainingsacteur duidelijk kan maken of je in of uit de rol bent. Moet je dan een petje, sjaaltje, bril, snor op- en afzetten? Zo nee, hoe laat je het dan duidelijk merken? Want dat is belangrijk, wil een groep zich veilig voelen bij een trainingsacteur. Tussen twee haakjes, we zijn hier bij de cursus Starten als Trainingsacteur, waar ik de trainer ben.

De trainingsacteur in mij denkt dan razendsnel: ‘Hoe kan ik dit demonstreren?’ Laten zien werkt het beste, want dan ervaren ze het. Voordat ik er erg in had zat ik onderuitgezakt op mijn stoel, haalde luid mijn neus op en liet een boer. Of twee; dat weet ik niet meer. De groep viel stil, vol verbazing, vrolijke afkeuring en verbijstering.

Daarna dacht ik: ‘Moet dit nou, Marleen? Je bent trainer, beetje professioneel alsjeblieft. En was dit nou zo’n goede illustratie om ‘in en uit de rol’ helder te maken?’ Mwoah. Eigenlijk niet, omdat ik een vrij grof type neerzette dat, als trainer, vrij ver van me afstaat. Dus ik vond het niet zo’n sterk staaltje didactiek. En toch was het belangrijk dat ik het deed. Dat ontdekte ik op de laatste dag van de training bij de evaluatie.

Die boer werd door de deelnemers gezien als een teken dat ze in deze training alles mochten. Dat ze ook grove en lelijke dingen mochten spelen. Dat ze mochten uitproberen en uit de bocht vliegen. Ze waren ervan onder de indruk dat ik dat deed en durfde. Daardoor voelden ze zich veilig. Al op de eerste dag na pakweg anderhalf uur.

Dus ik creëer veiligheid als trainingsacteur als ik laat zien dat alles mag. Daarmee nodig ik de deelnemers uit vrijuit te experimenteren. En dat is precies wat ik wil bereiken in een training.

Vraag aan jou: hoe creëer jij veiligheid in een groep als trainingsacteur/trainer/etc.?

 

Toegift
Wellicht heeft een boer niet altijd het effect dat ik beschrijf. Zie dit fragment met Pechtold in DWDD op ongeveer 30 sec.

Lekker fout

Twee teams steken de koppen bij elkaar. Met lol en energie, grenzend aan ondeugendheid, maakt elk team een zo lang mogelijk lijstje met ideeën. Gesmoes en gelach stijgen op uit de groepjes. En dan is het tijd dat ze hun ideeën op mij uitproberen.

Ik speel de rol van collega. Ik vraag of ze me willen helpen met de printer, omdat ik een een belangrijk rapport moet uitdraaien; het kreng is weer eens vastgelopen. Ik krijg de volgende reacties:

“Doe het lekker zelf!”
“Zie ik eruit alsof ik het voor je ga doen?”
“Flikker op met je #$@klus!”
“NEEEEEEEEEEEEEEEEH!”
“……..” [draait demonstratief zijn rug naar me toe]

Nee, dit is niet de training ‘Hoe word ik een rat?’. Dit is een van mijn favoriete energizers: Zoveel mogelijk foute manieren om…*  In dit geval: om nee te zeggen.

Waarom is dit een van mijn favorieten?
Omdat hij prikkelt, energie genereert en plezier oplevert. Als deelnemer mag je over de grens gaan zonder dat het consequenties heeft, je hoeft niet netjes te blijven maar mag jezelf laten gaan, het is luchtig en humoristisch. En dat heeft een prettige ontlading tot gevolg.

En leer je hier ook nog iets van? Ja, ook dat nog. Je breidt namelijk je handelingsrepertoire uit doordat je reacties uitprobeert die je in het echt niet zou geven. En dan blijkt dat deelnemers meer kunnen dan je zou denken. Dat is vooral opvallend bij een groep die niet zo assertief is. Die blijkt dan toch heel duidelijk grenzen te kunnen stellen. Een belangrijk bijeffect van deze energizer is dat deelnemers erdoor ontspannen. En een ontspannen deelnemer leert beter. Wat weer fijn is voor de trainer.

————-

* Deze oefening is goed in te zetten als energizer. Ook bruikbaar in het begin van de training om de drempel om te oefenen met een acteur te verlagen. Dat is met name bij perfectionistische of faalangstige groepen effectief. De opbouw is als volgt:

Intro
‘We hebben de hele dag al hard gewerkt en serieus geleerd. Om even lekker los te gaan en vooral plezier te hebben wil ik jullie vragen om op een zo fout mogelijke manier nee te zeggen tegen mij. Bedenk in twee teams zoveel mogelijk foute manieren om nee te zeggen. Straks proberen jullie die kort op mij uit. Je mag alles uit de kast halen, de enige beperking is dat je niet mag slaan.’

Verloop
Laat daarna de twee teams zoveel mogelijk foute manieren bedenken. Max. 5 minuten om de vaart erin te houden.
Laat om en om uit elk team iemand een idee op jou als acteur uitproberen. Bedenk zelf de situatie en een openingszin om de deelnemers een opstapje te geven. Zij spelen kort de reactie die ze bedacht hebben, jij reageert daar kort op en door naar de volgende.

Nabespreken
Geef als acteur weer hoe je de reacties hebt ervaren: wat was het effect? Welke waren écht fout, welke konden eigenlijk nog wel? En wat was daar dan het goede van?
Vraag eventueel nog aan de groep wat het positieve is van de foute reacties die ze bedacht hebben.

Leerzaam blunderen

In een training voor hoogopgeleide kenniswerkers vroeg de trainer me of ik een werkvorm wist om de deelnemers te laten ervaren wat het effect is van overtuigingen op gedrag. Overtuigingen zijn de gedachten die ieder mens over zichzelf heeft en die sturen wat ie doet. Bijvoorbeeld: een leidinggevende die denkt ‘Ik ben geweldig’,  zal een andere presentatie geven dan zijn collega die denkt ‘Ik ben niks waard’. De gevolgen voor de presentatie kun je je voorstellen.

Dus ik snel denken over een goede werkvorm om dit te illustreren. Rollenspelletje?  Nee, het heeft meer effect als iedereen het tegelijk kan ervaren. “Oké, maak twee rijen tegenover elkaar. De ene rij herhaalt in gedachten zijn belemmerende overtuiging, alsof het een mantra is. Op mijn teken schakel je over op de helpende overtuiging. De andere rij kijkt goed: welke non-verbale verschillen neem je waar, in mimiek en houding? ” De groep ging aan de slag.

Bij de plenaire nabespreking viel ik bijna van mijn stoel: bijna niemand had een verschil gezien in non-verbaal gedrag. Ja, sommigen hadden gezien dat de ander moest lachen, maar dat hield geen verband met de overtuiging. Ik vragen: “Wat dacht je dan tijdens de oefening?” Deelnemer: “Nou, ik vond het maar raar dat er zo op me gelet werd.” Ik weer: “Dan is dat dus de overtuiging die het lachen veroorzaakte.” Ja, je probeert soms je eigen oefening recht te praten als hij krom is. En intussen dacht ik: verdikkie, dit moet werken, ik heb het al eens eerder gedaan, ik zal het bewijzen ook. Ik ben een doorbijter du ik zei: “Oké, we draaien de rollen om. De andere rij denkt zijn belemmerende overtuiging en daarna de helpende en dan kijken we of we wel verschil kunnen zien in non-verbaal.” En ik keek zelf hoopvol mee met de rij observanten. En ik zag… ook niets. Ai.

Hoe kan dit? Wat gebeurde er? Bij mij en bij de deelnemers? Ik denk dit:

In deze oefening moet je je kunnen concentreren op iets wat op dat moment niet écht aan de hand is. Je moet dat een tijdje kunnen volhouden, ook als er op je gelet wordt. Je moet het effect van de overtuiging op dát moment door je lijf kunnen laten stromen en het (nare of fijne) gevoel kunnen voelen en toe durven laten terwijl er een collega scherp naar je kijkt. Als ik het zo opschrijf denk ik al: dat is veel gevraagd van een deelnemer. Helemaal als die meer gewend is aan denken dan aan voelen.

Voor mij als trainingsacteur is dit een gemakkelijke opdracht. Ik doe dit elke dag. Een rol spelen is namelijk denken en voelen als een personage. Een overtuiging is een van de gedachten van een personage. Subtekst heet dat. Subtekst maakt spel geloofwaardig en een personage overtuigend. Het is het verschil tussen zien dat iemand doet alsof ie iemand anders is en een personage geloven en met hem meeleven.

Voor kenniswerkers die vooral sterk zijn in logisch redeneren en scherp analyseren is dat veel gevraagd. Teveel. In mijn enthousiasme om te laten zien hoe overtuigingen werken, miste ik de aansluiting met de groep en maakte ik een verkeerde inschatting. En vervolgens draaf ik door in mijn eigen bewijsdrang.

Tegen deelnemers zeg ik altijd: probeer dingen uit, experimenteer, kijk of je stralend kunt falen. En ik heb ze het goede voorbeeld gegeven zullen we maar denken.

Van Garderen naar Groningen

Gisteren ben ik tijdens een training in Garderen even in Groningen geweest. Met de bus. Voorzien van privéchauffeur. En de hele groep deelnemers. In 15 minuten. Huh? Hoe kan dat?

Dit was de werkvorm die ik ter plekke bedacht voor Yvonne. Een vrouw die haar Gezellige Yvonne weer meer op het werk wilde laten zien. Zij had na het overlijden van haar man 3 jaar terug een enorme dip. Zich afsluiten voor de hulp van anderen, de beesten belangrijker vinden dan zichzelf, niet koken, fel uitvallen tegen mensen. Een totaal ander mens dan daarvoor. Sinds een half jaar is Yvonne het verdriet aan het verwerken. Ze stortte in en het verdriet kwam in golven over haar heen. En nu wilde ze terug. Terug naar de sociale, gekke, gezellige vrouw die ze was voor de dood van haar man. Dáárvoor zat ze in de training, om die kant meer naar buiten te laten komen.

Bij het uitvragen van haar leerdoel begon Yvonne te vertellen over haar Gezellige kant. Magisch wat er gebeurde: haar ogen begonnen te twinkelen, er kwam beweging in haar lijf en ze lachte van oor tot oor. Terwijl ze vlak daarvoor tranen in haar ogen had toen ze vertelde over haar man. In mijn hoofd begin ik gelijk te denken: “Wat kunnen we met deze situatie? Wat heeft zij nodig op dit moment? Welke oefening past hierbij?” En plop, dan heb ik ineens een idee. Dus ik zeg tegen de trainster: “Het lijkt me heel leuk om aan de Gezellige Yvonne te vragen waar zij nu, op dit moment zin in heeft.” “Doen we”, is haar reactie.

En wat antwoordde Yvonne? “Ik wil het liefst met de bus naar huis. Naar Groningen.” Oh, shit, dat wil je niet als trainer en acteur. Dat een deelnemer voor het eind naar huis gaat. En dan plots denk ik: “Maar we kunnen toch ook doen alsof hier een bus is, dan kunnen wij mee en dan rijden we nu naar Groningen!”

Wat een enthousiasme, plezier en energie had Yvonne als buschauffeur. Zij ging er helemaal op in haar rol, van het zingen van ‘En we gaan nog niet naar huis, nog lange niet…’, tot het bezoek aan het restaurant in de Lichtmis langs de A28 bij Meppel, van de rondvaart door de Groningse grachten, tot het beklimmen van de Martinitoren. En niet alleen zij, ook de andere deelnemers, de trainer en ik.

Dat is de kracht van de verbeelding. Dat is waarom ik het vak van trainingsacteur liefheb. Spelen en er helemaal in opgaan.